Regulamin

Regulamin Konferencji
 

Data: 24-25.04.2026 | Miejsce: Warszawa | Forma: Stacjonarna

§1
Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady, prawa i obowiązki Uczestników oraz Organizatora Konferencji.

Organizatorem Konferencji jest VM Media Group sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (ul. Świętokrzyska 73, 80–180 Gdańsk), zwana dalej „Organizatorem”.

Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu, miejsca, formy lub istotnych elementów programu Konferencji z ważnych przyczyn, o czym poinformuje Uczestników poprzez wiadomość e-mail oraz informację na stronie internetowej Konferencji.

Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych.

§2
Zasady Uczestnictwa

Każdy Uczestnik jest zobowiązany do noszenia otrzymanego identyfikatora w widocznym miejscu przez cały czas trwania Konferencji na jej terenie.

Organizator zastrzega sobie prawo do prowadzenia kontroli dostępu do poszczególnych sal wykładowych lub stref Konferencji. Wstęp do stref o ograniczonym dostępie (np. sesji tylko dla osób uprawnionych do wystawiania recept) będzie możliwy wyłącznie po okazaniu identyfikatora z odpowiednim oznaczeniem.

Personel Organizatora ma prawo do wyproszenia z terenu Konferencji lub z danej strefy osoby nieposiadającej identyfikatora lub posługującej się identyfikatorem nieuprawniającym do przebywania w danym miejscu.

§3
Rejestracja

Warunkiem udziału w Konferencji jest dokonanie rejestracji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji oraz terminowe uiszczenie opłaty, jeśli jest wymagana.

Uczestnictwo w Konferencji jest ograniczone wyłącznie do osób uprawnionych do wystawiania recept lub osób prowadzących obrót produktami leczniczymi zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy Prawo Farmaceutyczne.

Uczestnik jest zobowiązany do podania w formularzu rejestracyjnym prawdziwych i kompletnych danych. Formularz precyzuje, które dane są wymagane dla poszczególnych grup zawodowych. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji uprawnień Uczestników.

Wysłanie formularza rejestracyjnego jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu oraz wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z §8.

Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa i obowiązują wszystkich Uczestników.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania przez Uczestnika nieprawdziwych lub niekompletnych danych.

§4
Opłaty

Informacje o wysokości opłat za udział w Konferencji, terminach ich obowiązywania oraz numerze konta bankowego są każdorazowo publikowane na stronie internetowej Konferencji.

Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany wysokości opłat (np. w ramach progów cenowych). Zmiana nie dotyczy Uczestników, którzy dokonali już rejestracji i wnieśli opłatę zgodnie z obowiązującą ich stawką.

Brak dokonania opłaty w terminie 7 dni od dnia rejestracji lub w terminie wskazanym na fakturze pro forma, upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia bez konieczności informowania o tym Uczestnika.

§5
Rezygnacja z udziału i odwołanie Konferencji

Uczestnik może zrezygnować z udziału w Konferencji. Rezygnację należy zgłosić wyłącznie poprzez dedykowany formularz rezygnacji dostępny na stronie internetowej Konferencji. Zgłoszenia rezygnacji drogą mailową lub telefoniczną nie będą rozpatrywane.

W przypadku rezygnacji, uczestnikowi przysługuje zwrot opłaty rejestracyjnej pomniejszony o koszty manipulacyjne:

Rezygnacja zgłoszona do 30 dni przed konferencją – koszty manipulacyjne wynoszą 10%

Rezygnacja zgłoszona w terminie od 29 do 15 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji – koszty manipulacyjne wynoszą 35%

W przypadku zgłoszenia rezygnacji na mniej niż 14 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji, wniesiona opłata nie podlega zwrotowi.

Zwrot należnych środków nastąpi w terminie do 14 dni roboczych od dnia otrzymania przez Organizatora prawidłowo wypełnionego formularza rezygnacji, na numer konta bankowego wskazany w formularzu.

W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn leżących po stronie Organizatora, Organizator dokona automatycznego zwrotu 100% wniesionych opłat. Zwrot nastąpi w terminie do 14 dni roboczych od daty ogłoszenia odwołania Konferencji, na konto, z którego dokonano płatności.

W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora lub z powodu siły wyższej (przyczyn nadzwyczajnych, zewnętrznych, których Organizator nie mógł przewidzieć ani im zapobiec), Organizator niezwłocznie zwróci 100% kwot wpłaconych przez Uczestników.

Zwrot, o którym mowa w pkt. 4, obejmuje jedynie kwoty, które Uczestnik uiścił bezpośrednio na rzecz Organizatora. Organizator nie zwraca kosztów, które Uczestnik poniósł z własnej inicjatywy, w szczególności kosztów zakwaterowania oraz środków transportu.

§6
Zaświadczenia

Zaświadczenie z punktami edukacyjnymi przysługuje wyłącznie Uczestnikom posiadającym prawo wykonywania zawodu lekarza lub lekarza dentysty. Warunkiem jego otrzymania jest spełnienie wymogów określonych przez właściwą Okręgową Izbę Lekarską, w tym, w przypadku udziału online (forma hybrydowa, webinar), potwierdzony udział w co najmniej 80% sumarycznego czasu trwania wykładów objętych programem edukacyjnym.

Organizator wystawia dokumenty zaświadczenie na podstawie danych podanych w formularzu rejestracyjnym.

§7
Reklamacje

Wszelkie reklamacje wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej na adres e-mail: viamedica@viamedica.pl.

Reklamacje mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji. Reklamacje zgłoszone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania.

§8
Ochrona Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych Uczestników jest VM Media Group sp. z o.o. siedzibą w Gdańsku, ul. Świętokrzyska 73, 80–180 Gdańsk.

Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji umowy uczestnictwa w Konferencji, w celach marketingowych oraz w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

Pełna klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych (RODO) stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu i jest dostępna na stronie internetowej Konferencji.

§9
Wizerunek Uczestnika i Własność Intelektualna

Przebieg Konferencji może być utrwalony przez Organizatora. Utrwalenie może nastąpić w szczególności w formie fotograficznej, wizualnej bądź audiowizualnej.

Organizator, po uzyskaniu zgody uczestnika, może wykorzystać utrwalone materiały z przebiegu Konferencji, w tym zdjęcia Uczestników w celach promocyjnych, edukacyjnych oraz zarobkowych, w serwisach internetowych należących do Organizatora, dostępnych na stronach internetowych: https://www.viamedica.pl/, https://www.tvmed.pl/, Social Media należące i wykorzystywane przez Organizatora.

Tytuł i program Konferencji, a także strona internetowa dotycząca Konferencji, Loga i inne oznaczenia, grafiki, zdjęcia, filmy lub pliki audio wykorzystywane do promocji Konferencji, jak i prezentacje na Konferencji są chronione prawem (m.in.  przepisami dotyczącymi własności intelektualnej, praw autorskich majątkowych i niemajątkowych), a prawa do tych materiałów przysługują Organizatorowi lub, jeśli tak zostało wskazane - osobie trzeciej.

Materiały, o których mowa w zapisie poprzedzającym nie mogą być wykorzystywane bez wyraźnej zgody Organizatora zapisanej na trwałym nośniku (m.in. zgoda wyrażona w formie pisemnej lub wiadomości przesłanej za pośrednictwem poczty elektronicznej) albo uprawnionej osoby trzeciej.

Kopiowanie materiałów konferencyjnych lub nagrywanie Konferencji, a także udostępnianie takich materiałów i nagrań nie jest dopuszczone przez Organizatora i może podlegać odpowiedzialności karnej. Niedopuszczalna jest publikacja, rozpowszechnianie materiałów ani ich udostępnianie innym osobom do ich wyłącznego użytku bez wyraźnej zgody Organizatora (m.in. zgoda wyrażona w formie pisemnej lub wiadomości przesłanej za pośrednictwem poczty elektronicznej) albo uprawnionej osoby trzeciej. Organizator zastrzega sobie prawo do dochodzenia właściwych roszczeń wynikających z prawa cywilnego względem osoby, która dopuściła się wskazanych naruszeń.

Dopuszczalne jest, aby Uczestnik na własne potrzeby używał materiałów otrzymanych od Organizatora w ramach Konferencji. 

§10
Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy polskiego Kodeksu Cywilnego.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy osobiste Uczestników pozostawione bez opieki na terenie Konferencji.

Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane w pierwszej kolejności polubownie. W przypadku braku ugody, spory rozstrzygać będzie sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.

Organizator ma prawo do zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z dniem ich publikacji na stronie internetowej Konferencji i nie dotyczą umów zawartych przed tą datą.